La Banca d’Italia, dal primo di giugno di quest’anno, ha pubblicato un provvedimento contenente nuove disposizioni concernenti la segnalazione dei contratti di esternalizzazione di funzioni aziendali.
Lo scopo di tale segnalazione, afferente all’esternalizzazione di funzioni aziendali, è quello di raccogliere informazioni sugli intermediari vigilati, sui loro fornitori/subfornitori, nonché sul tipo di funzioni esternalizzate.
È importante chiarire, sin da subito, cosa si intenda con il concetto di “esternalizzazione”, per meglio capire le dinamiche di tale istituto.
Lo stesso termine rimanda alla terminologia inglese di “outsourcing” particolare tecnica di organizzazione aziendale che, negli anni Ottanta, è stata assorbita anche dalle imprese italiane.
Tale tecnica si concretizza quando l’impresa committente detta outsourcee, affida determinate fasi del suo processo produttivo ad un’altra impresa, chiamata outsourcer, esternalizzando così determinate attività, che potrebbe altrimenti svolgere da sé.
Secondo quanto pronunciato dalla Cassazione, la stessa, ha definito l’outsourcing come “il fenomeno che comprende tutte le possibili tecniche mediante cui un’impresa dismette la gestione diretta di alcuni segmenti dell’attività produttiva e dei servizi che sono estranei alle competenze di base».
L’impresa denominata outsourcer può essere o un’impresa autonoma specializzata ovvero un’impresa di nuova costituzione eventualmente parte del gruppo societario del quale il committente fa parte.
Si può, chiaramente, affermare che mediante l’outsourcing, viene data la possibilità di ottimizzare quelle che sono le risorse dell’impresa, cioè concentrate al raggiungimento dell’obiettivo primario, esternalizzando, invece, le ulteriori attività, in maniera tale da rendere l’impresa committente più competitiva sui prezzi finali.
Alla luce della descrizione, ut sopra, ed entrando nel vivo della normativa, mediante l’esternalizzazione si rimanda a quell’accordo intercorrente tra un intermediario vigilato ed un fornitore di servizi, secondo il quale, quest’ultimo, fornisce un servizio o una attività che sarebbe altrimenti svolto dallo stesso intermediario.
Pertanto, in merito a tale tecnica è di fondamentale importanza fornire tutte le informazioni relative sugli intermediari vigilati, sui loro fornitori/subfornitori, nonché sul tipo di funzioni esternalizzate.
Mediante l’acquisizione di tali informazioni si possono, così, monitorare e prevenire situazioni di rischio derivanti dall’attribuzione, da parte degli intermediari vigilati, di determinate attività affidate fornitori di servizi.
Tali informazioni hanno il carattere dell’obbligatorietà, poiché solo attraverso le stesse si può aprire un procedimento di segnalazione che vede come destinatario la Banca d’Italia.
Procedendo ad un esame circostanziato, oggetto della segnalazione è il contratto intercorrente tra intermediario vigilato e fornitore di servizi; in tal senso, le informazioni attengono all’accordo medesimo.
Quindi, dovranno essere inviate alla Banca d’Italia, mediante segnalazione, tutte quelle informazioni attinenti all’accordo in commento. Procedendo ad un’analisi più dettagliata, che può facilitare la comprensione delle informazioni ritenute obbligatorie, si prosegue nel fornire un’adeguata elencazione delle stesse:
Termini previsti nell’accordo contrattuale;
Firmatari ed utilizzatori dei contratti;
Fornitori di servizi;
Tipologia e caratteristiche della funzione esternalizzata;
Per i servizi erogati in modalità cloud computing, il modello di cloud utilizzato e il provider cloud.
Se l’esternalizzazione ha ad oggetto, invece, funzioni essenziali o importanti (FEI) o funzioni operative importanti (FOI), sono richieste informazioni che attengano:
Alla motivazione per la classificazione a FEI/FOI;
Alla valutazione dei rischi derivanti dall’esternalizzazione della FEI/FOI;
All’organo decisionale che ha deliberato l’esternalizzazione;
Alle verifiche di audit effettuate e pianificate;
Alla valutazione del livello di sostituibilità del fornitore di servizi;
Alla subesternalizzazione e gli eventuali subfornitori;
Al paese di erogazione dei servizi e quello di memorizzazione dei dati.
Occorre porre luce sulla rilevanza delle informazioni appena elencate, in quanto, ritenuti elementi essenziali per la compilazione annuale della segnalazione.
In definitiva, gli intermediari vigilati sono tenuti ad inviare i dati alla Banca d’Italia entro e non oltre il 30 di aprile dell’anno successivo alla data di riferimento e, tutte le informazioni, ivi indicate, verranno trasmesse mediante la piattaforma INFOSTAT.
In via conclusiva, è ineccepibile che le segnalazioni di accordi di esternalizzazione di funzioni aziendali sono strumentali per porre luce su tutti quei rischi derivanti dal ricorso a terze parti per lo svolgimento di funzioni di servizi che, altrimenti, potrebbero essere rese dagli intermediari vigilati.
di Filomena Aloe
