Breve guida alla scelta di un tool per la Compliance

La scelta di un tool per la Compliance

Gli intermediari finanziari si trovano oggi a operare in un contesto caratterizzato da una quantità enorme di normative da rispettare. Il peso e l’impatto che può avere questo tema all’interno di qualunque organizzazione è sempre più evidente, tanto da aver spinto Banche e aziende a cercare soluzioni efficaci per la gestione della Compliance, cioè l’attività di messa a norma nel rispetto delle disposizioni vigenti. I problemi sono nati quando, oltre all’aumento in numero, anche la complessità delle normative ha iniziato a crescere di pari passo. Si è resa quindi ancor più necessaria un’attenta e specifica strutturazione dei processi di gestione, che ha portato a una ricerca del tool per la Compliance più adatto.

La quantità e la complessità delle normative vengono tradizionalmente gestite con applicativi di gestione dei dati, come per esempio MS Excel che, oltre a formule complesse, permette la creazione di Macro mediante il linguaggio di programmazione Visual Basic. La principale anomalia di questa gestione basata sui fogli di calcolo è la non unicità della metodologia applicata: spesso infatti, il singolo file viene gestito da più attori, i quali potrebbero applicare metodi e giudizi di livello soggettivo, e non oggettivamente condiviso. Lo stesso file, viene spesso condiviso tra gli attori mediante invio/ricezione email, cosa sicuramente non ben vista dalle autorità. A meno di particolari tecniche di gestione, il cronologico delle modifiche effettuate si basa sulla semplice storicizzazione del documento a una precisa data/ora, per cui potrebbe risultare difficoltoso verificare le variazioni tra una versione e una successiva.

Assumendo che la gestione dell’attività di Compliance attraverso fogli di calcolo sia ottima, si potrebbe verificare una problematica relativa alla generazione di reportistica standard, che segua un layout che non cambi nel tempo. Per migliorare drasticamente l’efficienza operativa e ridurre al minimo il rischio di commettere errori, magari incombendo in sanzioni dettate dalle stesse normative, è consigliato l’utilizzo di uno strumento adatto allo scopo: per questa ragione, vi proponiamo alcune linee guida per scegliere nel modo migliore.

Guida alla scelta del tool per la compliance

Come scegliere un tool per la Compliance?

La prima cosa da sapere, durante la scelta di uno strumento di tanta importanza, è che non ci si potrà più accontentare della monofunzionalità: infatti, il tool per la Compliance dovrà mettere a disposizione di chi lo usa una vasta gamma di azioni utili, dalla raccolta e individuazione dei cambiamenti normativi all’identificazione dei rischi, fino alla gestione degli impatti sui processi operativi dell’organizzazione. Considerata la mutevolezza del contesto è vitale dotarsi di strumenti e metodologie pienamente adeguati nell’affrontare ogni necessità  in maniera efficace.

All’interno dello strumento deve essere garantita l’analisi della struttura organizzativa della Banca o Azienda e dell’insieme dei processi operativi con cui opera, che siano essi Core o di Supporto. Questo è il punto di partenza per un ottimo tool. Ai dati raccolti, poi, potranno essere collegate le diverse entità di rischio e organizzate le azioni di controllo adatte poste a presidio. Il tutto dev’essere rappresentabile graficamente, per una più facile consultazione.

Sarà inoltre fondamentale identificare i rischi collegati agli adempimenti normativi in carico a ciascuna unità dell’organizzazione. Considerato il ruolo che andrà a ricoprire, pretendere il massimo dal tool per la Compliance è doveroso: un esempio è evidenziato dalla possibilità di implementazione sistemica delle normative di riferimento e delle eventuali sanzioni applicabili in caso di mancato rispetto. Lo strumento dovrà mostrare particolare flessibilità, per permettere di gestire l’insieme di rischi e delle azioni di mitigazione.

Per quanto riguarda l’alimentazione del tool, al fine di avere un quadro normativo sempre aggiornato, è fondamentale che possa esser aggiornato automaticamente con base dati attendibili, come ad esempio l’utilizzo di servizi info-provider riguardanti la normativa a cui l’organizzazione dovrà rendersi “compliant” per lo svolgimento delle proprie attività. La complessità delle operazioni deve essere alleggerita dal tool, permettendo prima la valutazione del rischio all’interno dei processi e in seguito l’identificazione e l’esecuzione di test circa l’effettiva correttezza e funzionalità dei controlli.

VP Compliance

Se è vero che lo scenario normativo è in continuo cambiamento, il rispetto delle regole sarà un requisito da tenere sempre più sotto controllo per qualsiasi organizzazione anche negli anni a venire. La tecnologia contribuisce anche in questo caso a ridurre il rischio e le responsabilità legate alla conformità normativa. Un esempio lampante è VP Compliance, applicativo proprietario Value Process nato per risolvere tutte queste problematiche con la massima semplicità. Dopo diversi anni nel settore, Value Process ha idealizzato i meccanismi Core del software, traducendoli in un tool semplice ma altamente funzionale per la gestione delle attività degli uffici Compliance di qualsiasi organizzazione, sia in ambito bancario che assicurativo, o aziendale. Conoscendo le esigenze e i mezzi a disposizione della propria clientela, questo tool si integra perfettamente con le realtà aziendali di qualsiasi tipologia.

Infatti, VP Compliance ha come prima caratteristica la staticità della metodologia scelta dal Cliente, così da evitare che un utente applichi regole o valutazioni difformi rispetto ad altri. La presenza di un unico tool, utilizzato trasversalmente in un’organizzazione, permette la massima condivisione e protegge l’unicità delle informazioni. Una volta alimentato, la reportistica non è altro che una semplice interrogazione del database, così da semplificarne l’utilizzo nel continuo. Ipotizzando l’utilizzo a lungo termine, VP Compliance può esser alimentato da basi dati esterne per aver sempre aggiornate le normative censite e i relativi rischi e doverosi controlli posti in esser, così da esser un vero supporto all’organizzazione, e non un foglio di calcolo statico in cui dover continuamente immettere dati manualmente. Infine, ma non ultimo per importanza, mediante questo tool sarà possibile verificare lo storico di ogni singolo aspetto dell’attività di Compliance, così come richiesto in casi di ispezioni di vigilanza.

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